Penyuluhan Tentang Tata Cara Penulisan Dalam Surat Resmi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1.   Latar Belakang

Dalam pergaulan antar masyarakat, kita tidak terlepas dari saling memberikan informasi atau saling berkomunikasi. Infomasi itu dapat berupa pemberitahuan, pertanyaan-pertanyaan, laporan, permintaan, dan lain-lain. Informasi itu dapat disampaikan kepada pihak lain dengan lisan atau tertulis.

            Informasi dapat disampaikan dengan lisan, jika pemberi informasi berhadap-hadapan atau bertatap muka dengan penerima informasi. Menyampaikan informasi lewat telepon, radio, dan televisi dapat digolongkan ke dalam penyampaian informasi secara lisan, sedangkan menyampaikan informasi kepada orang lain dengan menggunakan surat digolongkan ke dalam penyampaian informasi secara tertulis.

            Surat sebagai sarana komunikasi tertulis mempunyai beberapa kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lisan karena surat merupakan bukti “hitam di atas putih”. Di samping itu, kelebihan lainnya adalah pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila pembaca  belum paham dengan isi surat itu dan biaya yang diperlukan relatif murah bila dibandingkan dengan biaya yang diperlukan dengan mempergunakan sarana komunikasi yang lain, seperti telepon atau telegraf.

            Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, sangat tepat jika dikatakan orang bahwa isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

1.2.     Nama Kegiatan

Nama kegiatan ini adalah “Penyuluhan Tentang Penulisan Bahasa Dalam Surat Resmi”.

1.3.     Khalayak Sasaran

Khalayak sasaran kegiatan ini adalah Mahasiswa

1.4.     Materi Kegiatan

Adapun materi yang akan di berikan sebagai berikut :

A.    Format surat

Salah satu yang ikut juga menentukan baik atau kurang baiknya surat adalah formatnya. Yang dimaksud dengan format surat adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Dalam kegiatan surat-menyurat sehari-hari, kita melihat adanya berbagai bacam format surat yang digunakan oleh organisasi atau instansi. Hal ini menunjukkan bahwa dewasa ini belum ada pedoman yang baku. Oleh karena itu, pada kesempatan ini dikemukakan beberapa format surat yang dianggap memadai dalam menulis surat resmi.

Format surat resmi pada instansi-instansi di Indonesia ada tiga macam variasi, yaitu

(1)   Format resmi Indonesia variasi I (setengah lurus).

(2)   Format resmi Indonesia variasi II (setengah lurus), dan

(3)   Format resmi Indonesia variasi III (lurus).

Perlu juga dikemukakan di sini bahwa format resmi variasi I tergolong format  resmi Indonesia yang lama. Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa  dalam kegiatan surat- menyuratnya melazimkan penggunaan format resmi variasi II, yaitu format resmi Indonesia yang baru.

B.     Tata cara penulisan kepala surat

Sebaiknya, kepala surat disusun dan dicetak dalam bentuk yang menarik. Dalam kepala surat tercantum nama kantor, alamat, nomor telepon (apabila ada), nomor kotak pos (apabila ada); nama kantor cabang, nama bankir, bidang usaha, dan lambang instansi yang bersangkutan.

C.     Tata cara penulisan nomor, lampiran, dan hal surat

·         Nomor surat sering disebut identitas surat sebab dalam penyimpanan atau pengarsipan surat cukup dengan disebut nomornya.

·         Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan apabila misalnya, surat itu tidak melampirkan sesuatu. Jika bersama surat itu ada sesuatu yang dilampirkan, apa yang dilampirkan itu hendaknya dituliskan dengan lengkap. Akan tetapi, jika surat tersebut tidak melampirkan barang yang lain, seperti brosur, fotokopi, atau buku, kata lampiran tidak perlu dicantumkan dalam surat.

·         Hal atau perihal adalah bagian surat yang memuat pokok surat atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam surat itu. Bagian ini berguna untuk memudahkan pembaca untuk mengetahui persoalan. Bagian ini tidak perlu ditulis panjang-panjang, tetapi singkat. Walaupun demikian pokok persoalan itu harus dapat mewakili keseluruhan maksud surat.

D.    Tata cara penulisan tanggal surat

Dalam surat-surat dinas dan surat niaga, sebelum tanggal surat tidak perlu dicantumkan nama kota sebab nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.

    Dalam surat-surat pribadi atau surat dinas yang tidak menggunakan kepala surat, nama kota harus dicantumkan sebelum tangal surat. Selanjutnya, penulisan tanggal surat hendaknya, tanggal, bulan, dan tahun ditulis secra lengkap.

E.     Tata cara penulisan alamat surat

Selain dicantumkan pada sampul surat, alamat surat juga perlu dicantumkan pada lembar surat. Alamat surat hendaknya ditulis dengan jelas, singkat, dan lengkap.

    Penulisan alamat surat yang efisien dan efektif dapat dilakukan dengan aturan-aturan sebagai berikut.

(1) Alamat tidak diawali dengan kata kepada  sebab siapa pun sudah mengetahui bahwa alamat yang ditulis itu adalah alamat yang dituju. Selain itu, kata kepada    berfungsi sebagai kata penghubung intrakalimat yang menyatakan tujuan, sedangkan alamat surat bukan berupa kalimat, sama halnya dengan alamat pengirim yang tidak perlu menggunakan kata dari.

2)  Alamat pada lembar surat ditulis di sebelah kiri di antara perihal dan salam pembuka dengan tidak diikuti tanda baca apa pun.

(3) Kata sapaan seperti Bapak, Ibu, Saudara, dan Tuan tidak perlu ditulis di depan gelar, pangkat, dan jabatan. Kata sapaan digunakan jika diikuti langsung oleh nama orang yang dituju.

F.      Tata cara penulisan salam pembuka

Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah Dengan hormat (kata Dengan huruf awal ditulis dengan huruf  kapital, sedangkan kata hormat ditulis dengan huruf kecil), kemudian diikuti tanda koma.

G.    Tata cara penulisan paragraf pembuka dan penutup

·         Kalimat-kalimat yang lazim dipakai oleh penulis surat sebagai paragraf pembuka sangat bervariasi.  Marilah kita amati satu per satu. Misalnya : 1a) Dengan ini kami beritahukan … (4a) Bersama  surat ini kami krimkan …

Isi Surat Sesungguhnya

          Isi atau pokok surat sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dilaporkan, ditanyakan, diminta, dan lain-lain. Untuk menghindari salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat hendaknya singkat dan jelas. Hindari penulisan kalimat yang bertele-tele.

·         Kalimat-kalimat yang lazim dipakai oleh penulis surat sebagai paragraph penutup sangat bervariasi juga. Misalnya : (1a) Kami mengucapkan banyak terima kasih atas bantuan dan perhatian Bapak/ Ibu/ Saudara. (3a)  Demikian surat ini , atas perhatian Bapak/ Ibu, kami sampaikan terima kasih.

H.    Tata cara penulisan salam penutup

Salam penutup yang sering dipakai sebagai berikut.

Bentuk Tidak Baku :                                                      Bentuk Baku :

(1) Hormat kami                                                             (1a) Hormat kami,

(2) Wasalam                                                                    (2a)  Wasalam,

Kesalahan pada (1) dan (2) adalah tidak menggunakan tanda baca koma, yang seharusnya menggunakan tanda baca koma (,). 

I.       Tata cara penulisan tembusan

Penulisan kata Tembusan: (dengan tidak digarisbawahi) cukup efektif bila dibandingkan dengan ditulis Tembusan:  yang digarisbawahi atau Tembusan disampaikan kepada:   Selain itu, dalam rincian tembusan orang mencantumkan sebagai laporan, sebagai undangan, untuk diketahui, harap dilaksanakan, dan arsip. Semua tambahan itu tidak diperlukan karena tanpa embel-embel tersebut, yang ditembusi surat serta merta mengetahui apa yang harus dikerjakannya. Rincian terakhir dalam tembusan, arsip juga tidak perlu karena setiap surat dinas sudah lazim memiliki arsip.

1.5.     Cara Penyampaian

Cara penyampaian menggunakan metode penyuluhan.

1.6.     Jadwal Kegiatan

JADWAL PENYULUHAN

“Penulisan Bahasa dalam Surat Resmi”

No.	Waktu	Kegiatan	Tema
1	09.00-09.30	Pembukaan	Perkenalan Dasar Surat Resmi
2	09.30-12.00	Materi	Tata Cara Penulisan Surat Resmi
3	12.30-13.00	Penutupan	Pesan Kesan

1.7.     Klasifikasi penympangan-penyimpangan bahasa Indonesia

Terlampir

1.8.     Rencana Anggaran Belanja Atau RAB

Anggaran Dana

Konsumsi

Makan/snack Peserta   @5,000,00×70           : 350.000,00

Aqua                                                               :   60.000,00

Jumlah                                                           : 410.000,00

(Empat Ratus Sepuluh Ribu Rupiah)

1.9.     Penutup

Demikianlah proposal ini di buat, besar harapan agar proposal ini dapat berjalan sesuai dengan maksud dan tujuannya. Atas perhatian dan partisipasinya saya ucapkan terimakasih.

Lampiran

KLASIFIKASI PENYIMPANGAN-PENYIMPANGAN PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DI SEKITAR KITA

KATEGORI	FENOMENA KEBAHASAAN	PELAKU	KETERANGAN
Kesalahan dalam Pemakaian Tanda Baca.	kesalahan dalam pemakaian tanda titik  (.) pada bilangan Rp.100.000,-	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan pekerjaan seluruh Indonesia pada tanggal 3 November 2014
	kesalahan dalam pemakaian tanda hubung  (-) dalam penulisan alamat.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan pekerjaan seluruh Indonesia pada tanggal 3 November 2014
	kesalahan dalam pemakaian tanda titik  (.) pada penulisan nama orang dan gelar.	Lombok Post.	Kesalahan tersebut ditemukan pada Koran Lombok post edisi Sabtu, 18 Oktober 2014 hlm. 23
	kesalahan dalam pemakaian tanda titik  (.) pada surat PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram.	Panitia PKMTI 2014	Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram
	kesalahan pemakaian tanda titik  (.) dalam  penulisan nama PT pada info lowongan pekerjaan.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan kerja yang di sebarkan.
	kesalahan pemakaian tanda titik  (.) dalam  penulisan nama PT pada wafer tango.	PT Ultra Prima Abadi Dusun Manggabesar I desa Walahar, Klari Karawang, Indonesia.	Kesalahan tersebut ditemukan pada bungkus wafer tango yang di produksi pada tanggal 1 September 2014.
	Kesalahan dalam pemakaian tanda ellipsis (...) di akhir kalimat.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan kerja yang di sebarkan.
Kesalahan dalam Penulisan Kata Singkatan dan Akronim	kesalahan dalam penulisan kata singkatan seperti kata  Jalan menjadi Jl.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan pekerjaan seluruh Indonesia  pada tanggal 3 November 2014
	Keslahan dalam penulisan kata singkatan seperti kata Telepon menjadi Tlep.	Panitia PKMTI 2014	Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram
	Kesalahan dalam penulisan kata singkatan seperti kata Jalan menjadi Jl.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan kerja yang di sebarkan.
	Kesalahan dalam penulisan kata singkatan seperti kata Halaman menjadi hlm.	Lombok Post.	Kesalahan tersebut ditemukan pada Koran Lombok post edisi Sabtu, 18 Oktober 2014 hlm. 23
Kesalahan dalam pemakaian huruf kapital.	Kesalahan dalam penulisan nama PT. GIM group indonesia yang seharusnya ditulis PT GIM Group Indonesia.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan kerja yang di sebarkan.
	kesalahan dalam penulisan kata Anda.	Usaha percetakan yang membuat info lowongan pekerjaan tersebut.	Kesalahan tersebut ditemukan pada selebaran info lowongan kerja yang di sebarkan.
Kesalahan Diksi	Kesalahan dalam penulisan kata imbau yang seharusnya di tulis himbau.	Lombok Post	Kesalahan tersebut ditemukan pada Koran Lombok post edisi Sabtu, 18 Oktober 2014 hlm. 23
	Kesalahan dalam penulisan kata nggak yang seharusnya di tulis tidak.	Lombok Post	Kesalahan tersebut ditemukan pada Koran Lombok post edisi Sabtu, 18 Oktober 2014 hlm. 24
Kesalahan dalam menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar.	Kesalahan dalam mengucapkan kata “ciyus” yang seharusnya adalah “serius”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Macama” yang seharusnya adalah “sama-sama”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Lo dan Gua” yang seharusnya adalah “Anda dan Saya”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Macapah” yang seharusnya adala “Sama siapa”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Cumpah” yang seharusnya adalah “Sumpah”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Gi paen” yang seharusnya adalah “Lagi ngapain”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Boci” yang seharusnya adalah  “Tidur siang”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Bokap dan Nyokap” bahkan sering kali disebut dengan kata  “Bonyok” yang seharusnya adalah “Bapak dan Ibu”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Keslahan dalam mengucapkan kata “BTW” yang seharsnya adalah “Ngomong-ngomong”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
	Kesalahan dalam mengucapkan kata “Entar” yang seharusnya adalah “Nanti”.	Generasi muda zaman sekarang.	Generasi muda zaman sekarang lebih bangga memakai bahasa gaul daripada memakai Bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Kesalahan dalam bahasa dan penulisan surat resmi.	Kesalahan dalam penulisan kepala surat.	Panitia PKMTI 2014	Kesalahan terjadi pada penulisan kata telepon, kata telepon harus ditulis lengkap bukan di singkat. Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram pada tanggal 11 September 2014.
	Kesalaahn dalam penulisan lampiran.	Panitia PKMTI 2014	Bagian lampiran tidak selamanya harus dicantumkan apabila surat itu tidak melampirkan sesuatu. Jika bersama surat itu ada sesuatu yang dilampirkan, apa yang dilampirkan itu hendaknya dituliskan dengan lengkap. Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram pada tanggal 11 September 2014.
	Kesalahan letak penulisan tanggal surat.	Panitia PKMTI 2014	Dalam surat resmi penulisan tanggal di letakkan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat. Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika ssUniversitas Mataram pada tanggal 11 September 2014.
	Kesalahan penulisan alamat surat.	Panitia PKMTI 2014	Penulisan alamat surat yang efektif dan efisien, alamat tidak di awali dengan kata kepada. Sedangkan penulisan kata di tempat hendaknya tidak menggunakan huruf kapital. Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram pada tanggal 11 September 2014
	Kesalahan penulisan salam pembuka.	Panitia PKMTI 2014	Ungkapan salam pembuka yang lazim digunakan adalah Dengan hormat (kata dengan di awali dengan huruf kapital, dan kata hormat diawali huruf kecil), kemudian diikuti tanda koma. Kesalaha tersebut ditemukan pada surat permohonan izin mengikuti kegiatan PKMTI 2014 yang diadakan oleh panitia PKMTI 2014 Fakultas Teknik Informatika Universitas Mataram pada tanggal 11 September 2014.